Is het het waard om in een nieuwe applicatie te investeren

“Is het het waard om in een nieuwe applicatie te investeren?” een vraag die ongetwijfeld bij veel CTO’s en IT managers speelt.

Als er een positieve business case is, dan kan het financieel gezien uit om in een nieuwe applicatie te investeren. Die business case goed uitwerken, kan soms nog lastig zijn. We nemen je mee in de belangrijkste onderdelen die meegenomen moeten worden in de financiële kosten en baten. Daar gaan we!

We beginnen met het makkelijkste onderdeel, de kosten:

1. Externe initiële investering. Bij maatwerk gaat het om de inzet van een ontwikkelteam, in-house of extern bij een bureau. Wat kost het om de hele applicatie te laten ontwerpen en ontwikkelen? Bij SaaS is vaak ook sprake van een initiële investering, bijvoorbeeld implementatiekosten;

2. Interne initiële investering. Maak een realistische inschatting van de tijd die het projectteam erin moet steken en bepaal de totale interne kosten aan de hand van hun kostprijs;

3. Training. Dit omvat de kosten voor het trainen van eindgebruikers voor het gebruik van de nieuwe applicatie;

4. Vervolginvesteringen. Applicaties worden bijna altijd doorontwikkeld, SaaS wordt soms aangepast. Neem hiervoor een stelpost op en vergeet niet de interne kosten (zie punt 2) mee te nemen;

5. Operationele kosten. Bij op maat gemaakte applicaties zijn er kosten voor beheer (hosting, onderhoud, SLA, eventuele licenties). Bij SaaS zit dit alles vaak inbegrepen in de abonnementskosten;

6. Opportunity costs. Dit kan vele vormen aannemen, van vertrekkende klanten die niet akkoord gaan met automatisering tot misgelopen opbrengsten omdat de keuze voor deze applicatie andere kansen uitsluit.

Vervolgens het moeilijkste (maar ook het leukste) onderdeel, de baten:

1. Directe tijdwinst. Applicaties ondersteunen bijna altijd één of meer belangrijke processen, die in de applicatie waarschijnlijk (deels) worden geautomatiseerd. Druk de bespaarde tijd uit in euro’s aan de hand van de kostprijs van de medewerkers die deze taken deden voordat ze (deels) geautomatiseerd werden;

2. Indirecte tijdwinst. Lastiger te schatten, maar zeker de moeite waard om mee te nemen: als de nieuwe applicatie leidt tot minder fouten en minder serviceverzoeken, probeer dat concreet te maken en in euro’s uit te drukken;

3. Omzet. Wellicht zorgt de applicatie voor nieuwe omzet, omdat een bestaande of nieuwe klantengroep gaat betalen voor het gebruik ervan;

4. Besparingen. de nieuwe applicatie leidt misschien tot besparingen, omdat andere systemen vervangen worden. Misschien verdwijnen er bijvoorbeeld kosten voor licenties en beheer.

Tot slot een tip: werk met drie scenario’s: pessimistisch, neutraal, optimistisch.